Ein Jahr "Klubtalent"

Erfahrungsbericht

Unser Weg in eine erfolgreiche Zukunft mit

"Klubtalent"

Wir möchten euch von einem spannenden und intensiven Jahr berichten, das unseren Verein auf einen neuen, zukunftsorientierten Weg geführt hat. Dank der großartigen Zusammenarbeit mit dem Start-up-Unternehmen "Klubtalent" haben wir nachhaltige Veränderungen umsetzen und unsere Strukturen optimieren können.


Mit einem maßgeschneiderten Intensiv-Coaching standen uns die Expertinnen und Experten von "Klubtalent" jederzeit zur Seite. Es wurde gemeinsam der Ist-Zustand des Vereins analysiert, mögliche Missverhältnisse identifiziert, realistische Ziele gesetzt, um aktuellen sowie zukünftigen Herausforderungen mit strukturierten Prozessen vorbereitet entgegenzutreten.


Dieser Weg hat den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Geschäftsstelle sowie der Vereinsleitung auch viel Zeit, Energie und Einsatz gefordert – und wird dies mit Sicherheit auch weiterhin tun. Doch die Chancen, die sich uns dadurch eröffnen, sind enorm und motivieren uns, gemeinsam weiter voranzugehen.


Wir sind dankbar für die Partnerschaft mit "Klubtalent", die uns auf diesem Weg begleitet und inspiriert hat.



Die Maßnahme wurde gefördert von der:

Problemanalyse und Priorisierung

Im ersten Schritt unseres Coaching-Prozesses mit "Klubtalent" haben wir die wichtigsten Kernprobleme unseres Vereins identifiziert und priorisiert. 

Unsere Kernprobleme

Kernproblem Nr. 1:

Der Verein ist personell nicht nachhaltig aufgestellt und strukturiert.


Kernproblem Nr. 2:

Der Verein hat keine finanziellen Ressourcen für Sanierungen, Investitionen und Rücklagen. Zudem wird das mögliche Potenzial nicht ausgeschöpft.


Kernproblem Nr. 3:

Eine Außendarstellung des Vereins findet kaum statt und somit die Möglichkeit neue Mitglieder, Sponsoren und Spender zu generieren.

Wir benötigen mehr Ehrenamtliche

Im Verein besteht schon lange eine unausgewogene Situation: Während viele Mitglieder die Angebote nutzen, bringen sich nur wenige aktiv mit Zeit ein. 


Angela trägt seit Jahren fast allein die Verantwortung für 80-90 % der Verwaltungs- und Führungsarbeit – eine Aufgabe von enormem Umfang und Gewicht. Sollte sie plötzlich ausfallen, gäbe es niemanden, der diese zentrale Rolle kurzfristig übernehmen könnte oder wollte. Für einen Verein mit 2000 Mitgliedern ist das keine nachhaltige Basis. In einem gut strukturierten Verein sollte Jede*r im Verein seinen Beitrag leisten. Entweder durch Zeit. Oder durch Geld.


Unser Aufgabenkatalog

Rekrutierung von Mitarbeitern

Wichtiger Grundsatz! Wir brauchen die richtigen Personen auf den richtigen Positionen! Experten sparen Zeit und damit Geld, da sie schneller zum Ziel kommen und eine geringere Fehlerquote aufweisen. 

Deshalb machten wir eine:


  • Fähigkeiten-Analyse: 

Wer ist bereits bei uns engagiert und welche Qualifikationen bringt er/sie mit


  • Zeit- und Kapazitäten-Analyse: 

Aufgabendatenbank und Stellenprofile erstellt: Wer macht was und wieviel Stunden? Für welche Bereiche müssen als erstes Ehrenamtliche gefunden werden. Wenn keine gefunden werden, müssen diese eingekauft werden.


  • Umfassende Mitgliederbefragung: 

Das Ziel dieses Konzepts war es, durch eine umfassende Mitgliederbefragung und darauf aufbauende Maßnahmen neue ehrenamtliche Helfer*innen zu gewinnen und gleichzeitig das Vereinsleben zu verbessern. Die Beteiligung an unserer Umfrage hat jedoch gezeigt, dass es aktuell nur wenige von uns schaffen, sich ehrenamtlich einzubringen. Auch wenn der Wille da ist, fehlt oft die Zeit. Umso wichtiger ist es, neue Lösungen zu finden.



Ergebnis Mitgliederumfrage

Gewinnung einer Freiwilligenmanagerin

Mit finanzieller Unterstützung des Landes Niedersachsen über den Landessportbund konnten wir für diesen Bereich eine neue Mitarbeiterin als Freiwilligenmanagerin gewinnen. Sylvia Dymek kümmert sich seit 01.03.2024 darum, engagierte Mitglieder und Ehrenämter für unseren Verein zu gewinnen und ihre Zufriedenheit zu sichern.  


Ihr Minijob wurde zu 80 % aus Finanzmitteln des Landes Niedersachsen für 10 Monate gefördert. Darüber hinaus beinhaltete die Förderung eine spezielle Ausbildung zum Freiwilligenmanagement. Sylvia wird eine wertvolle Anlaufstelle für alle, die mit Herz und Energie an der Zukunft unseres Vereins mitwirken möchten.


Weitere Neuerungen und Maßnahmen, die wir umsetzen konnten bzw. noch umsetzen werden:

  • Schaffung von mehr Wertschätzung durch Team-Events, Feedback-Gespräche etc.
  • Gezielte Ansprache von potenziellen Helfer*innen in Einzelgesprächen
  • Organisation von Info-Tagen, Veranstaltungen und anderen Events zur Gewinnung von neuen Helfer*innen
  • Mit Hilfe einer digitalen Talentkarte neue potenzielle Helfer*innen finden durch gezielte Abfrage von Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitglieder.
  • Erstellung einer Willkommens-Mappe
  • strukturierte Einarbeitung von neuen Ehrenamtlichen
  • Einführung eines Mitarbeiter-Tools zur besseren Kommunikation

Langfristiges Ziel:

Kontinuierlich engagierte Mitglieder und Ehrenämter für unseren Verein zu gwinnen und ihre Zufriedenheit zu sichern.

Wir benötigen mehr Geldmittel

Unsere finanzielle Lage erlaubt es uns momentan gerade so, die laufenden Betriebskosten zu decken. Leider bleibt kein Spielraum für notwendige Sanierungen, sinnvolle Investitionen oder Rücklagen für unvorhersehbare Ereignisse. Gleichzeitig liegt die tägliche Arbeit und Verantwortung auf den Schultern weniger Haupt- und Ehrenamtlicher, die bereits an ihre Belastungsgrenze kommen.


Wir wissen, dass viele von euch sich einbringen möchten, jedoch aufgrund beruflicher oder privater Verpflichtungen nicht die nötige Zeit finden. Wenn aber zu wenige von uns regelmäßig aktiv mitarbeiten können, bleibt uns nur die Möglichkeit, zusätzliches Geld in die Hand zu nehmen, um einige Aufgaben an qualifizierte Fachkräfte zu übergeben. Nur so kann sichergestellt werden, dass der Verein reibungslos läuft und nicht auf Kosten weniger baut.


Eine nachhaltige Haushaltsplanung sieht 50 % unserer Mittel für den laufenden Betrieb vor, 30 % für Investitionen und 20 % für Rücklagen. Mit dieser Aufteilung könnten wir den Verein stabil und sicher führen, Projekte für die Zukunft verwirklichen und auch auf Unvorhergesehenes vorbereitet sein.

Möglichkeiten der Finanzierung

  • Beschaffung von Geldern über Fördergelder, Sponsoring und Spenden

Dieses bedeutet jedoch ein möglichst professionelles Team von mehreren Mitarbeitern, die sich nur um die Beschaffung von Geldmitteln kümmern. 


  • Eine Erhöhung der Mitgliedsbeiträge

Eine moderate Beitragserhöhung schafft den nötigen Raum für nachhaltiges Wachstum, entlastet die wenigen Ehrenamtlichen, die bisher die Last tragen, und stellt sicher, dass professionelle Unterstützung dann hinzugezogen werden kann, wenn es notwendig ist. 

Gewinnung von zwei ehrenamtlichen Helferinnen im Fundraising

Eingearbeitet und unterstützt wurden wir dabei durch Experten von Klubtalent, die uns mit diversen Online-Einzel-Coachings zum Thema Sponsoring und Crowdfunding schulten. Darüber hinaus standen und stehen uns  weiterhin eine Menge Hilfsmaterialien und Vorlagen zur Verfügung.


Eine Summe von 22.456€ konnten von September 2023 bis heute über Fördermittel generiert werden:


Erarbeitung eines Pitck Deck

Peggy und Mandy haben ein Pitch-Deck (Präsentationsmappe) erarbeitet, mit der jetzt an potenzielle Sponsoren herangetreten wird, um sie für unser Projekt "Gipfelstürmer - eine Kletterwand für alle" zu gewinnen. 


Auslagerung der Buchaltung

Wir haben die Finanz- und Lohnbuchhaltung in die professionellen Hände des Steuerbüros Klose gelegt.


Langfristiges Ziel:

Eine nachhaltige Haushaltsplanung sieht 50 % unserer Mittel für den laufenden Betrieb vor, 30 % für Investitionen und 20 % für Rücklagen. Mit dieser Aufteilung könnten wir den Verein stabil und sicher führen, Projekte für die Zukunft verwirklichen und auch auf Unvorhergesehenes vorbereitet sein.


Falls auch du noch jemanden kennst, der möglicherweise als Sponsor*in für unseren Verein in Frage kommen könnte, melde dich gerne bei Angela Verse-Aprile oder in unserer Geschäftsstelle.

Schaffung von Transparenz und mehr Außendarstellung

Eine Außendarstellung des Vereins findet kaum statt und somit die Möglichkeit neue Mitglieder, Sponsoren und Spender zu generieren.



Wie machen wir den Verein transparent?

Angela und Sylvia haben über mehrere Monate gemeinsam erarbeitet, wie wir noch intensiver über die Arbeit im Hintergrund des Vereins berichten und welche Informationen sowohl für Mitglieder als auch für Interessierte und Sponsoren interessant sein könnten. 


Dazu haben wir bei anderen Vereinen recherchiert, waren im Austausch mit den Expertinnen und Experten von „Klubtalent“, haben viel reflektiert und analysiert sowie Texte geschrieben, korrigiert und besprochen. Wir haben dabei aber vor allem immer wieder über folgende Aspekte nachgedacht: 


  • Wie stellen wir uns unseren Verein in Zukunft vor? 
  • Welche Zielen haben wir? 
  • Welche Vision verfolgen wir? 
  • Wo stehen wir aktuell und wo möchten wir hin? 
  • Was dürfen wir verändern, um diese Ziele zu erreichen und welche finanziellen und personellen Ressourcen brauchen wir, um diesen Weg gesund und nachhaltig bestreiten zu können?

Transparenz über die Website

Transparenz stärkt das Vertrauen, schafft das Verständnis für Prozesse und Entscheidungen des Vereins und führt zu mehr Unterstützung und Zufriedenheit.


Folgende wichtige Informationen und Inhalte haben wir deshalb erarbeitet und auf unserer Website  veröffentlicht:


Hier zeigen wir, wofür unser Verein steht und was unsere Werte sind. Ein wertvoller Anker für Mitglieder, Sponsoren und alle, die uns unterstützen möchten.


Ob geplante Veranstaltungen, Ausbau von Vereinsstrukturen oder spezielle Aktionen – hier halten wir dich über unsere aktuellen Projekte und Fortschritte auf dem Laufenden.


Wir machen unsere Aufgabenfelder sichtbar und geben einen transparenten Einblick, wer im Verein wofür verantwortlich ist. So könnt ihr klar erkennen, wie wir gemeinsam den Verein gestalten.


Sie dienen als moralischer Kompass  für alle unsere Trainer*innen, Mitarbeiter*innen, Sportler*innen und Eltern sowie alle weiteren Begleitpersonen. Unser Ziel ist eine starke und lebendige Gemeinschaft


Eine Übersicht unserer bestehenden Partnerschaften zeigt zukünftigen Sponsoren, dass unser Verein stark vernetzt und unterstützenswert ist.


Über diesen Bereich sprechen wir gezielt Menschen an, die sich ehrenamtlich engagieren wollen. Jeder kann bei uns etwas bewirken und Teil dieser großartigen Gemeinschaft sein.


Hinzukommen werden noch:

  • Unsere Chronik
  • Werde Fördermitglied
  • Werde Partner
  • Elterninfos

Darüber hinaus werden wir diese Informationen demnächst auch im Aushang veröffentlichen und über Newsletter verbreiten.


Langfristiges Ziel:


Die Außendarstellung zu optimieren:

  • Mehr Pressearbeit 
  • Social Media Auftritt optimieren, um mehr Follower zu generieren
  • Image Videos erstellen

Um dieses zu verwirklichen benötigen wir jedoch weitere Helfer*innen

Weitere Maßnahmen, die durch "Klubtalent" angestoßen wurden:


Einführung sozialer und ökologischer Verantwortung 

Wir freuen uns, als einer der ersten Vereine am neuen Kinderschutzprogramm „Starke Kinder - Starke Zukunft" teilzunehmen.  In den nächsten 18 Monaten werden wir in Zusammenarbeit mit Klubtalent, der Laureus Sport for Good Foundation und der Kindernothilfe einen lebendigen Kinder- und Mitgliederschutz entwickeln und in unsere Vereinskultur einbinden. Die Teilnahme an der Pilotphase wird gefördert von der DFL-Stiftung. 

Nähere Infos hier


Einbindung von inklusivem Sport

Nach ersten Gesprächen mit  der Lebenshilfe Verden planen wir gemeinsam inklusiven Sport im Verein anzubieten.


Einführung von nachhaltigem Aufgbenmanagement

Erstellung von Handbüchern/Leitfäden jeder Tätigkeit im Verein, damit beim Ausscheiden eines Mitarbeiters, dem Nachfolger alle Informationen zur Verfügung stehen, um den Job übernehmen zu können.


Einrichtung einer Cloud 

Für eine bessere Zusammenarbeit setzen wir in Zukunft auf eine zentrale digitale Datenspeicherung.