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Unsere Arbeit hinter den Kulissen

Hinter jedem erfolgreichen Verein steht ein engagiertes Team, das mit viel Herzblut und Tatkraft dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft. Oft bleibt die Arbeit hinter den Kulissen unsichtbar, doch sie ist das Fundament für den Erfolg. Ob Organisation von Veranstaltungen, Verwaltung von Finanzen oder die Pflege von Vereinsstrukturen – es sind Menschen, die mit ihren Visionen und ihrer Leidenschaft den Verein am Leben halten. Sie investieren ehrenamtlich unzählige Stunden, um den Mitgliedern ein vielfältiges und ansprechendes Angebot zu bieten. Mit ihrem Einsatz schaffen sie eine Gemeinschaft, in der sich alle wohlfühlen und gemeinsam an Zielen arbeiten.

Vereinsführung und Rechtliches

Die Aufgaben der Vereinsführung umfasst das Entwickeln einer Vision, das Setzen von Prioritäten, den Aufbau eines leistungsfähigen Teams und die Sicherstellung der finanziellen Stabilität. Es müssen begrenzte Ressourcen den vielfältigen Möglichkeiten gegenübergestellt werden. Das bedeutet Prioritäten zu setzen und bewusst zu entscheiden, welche Vision umgesetzt wird und was zurückgestellt werden muss.

Aufgaben

Zielsetzung und Leitbild definieren

Nur klare Visionen schaffen Orientierung und dienen als Wegweiser für alle Vereinsaktivitäten

Prioritäten setzen

Strategie und Aufgabenmanagement

Begrenzte Ressourcen, wie Zeit, Geld und Arbeitskraft möglichst optimal einsetzen.

Für alle Aufgaben Handbücher und Leitfäden erstellen lassen für zukünftige Nachfolger.

Mitgliederversammlung organisieren

Rechtlichen Rahmenbedingungen prüfen und umsetzen, wie:

Vereinsrecht (Satzung, Mitgliederversammlungen und Beschlüsse)
Steuerregelungen (Gemeinnützigkeit nachweisen, prüfen und gegebenenfalls anpassen),
Arbeitsrecht (Arbeitsverträge und Übungsleiter-Vereinbarungen)
Haftungen (Mitglieder und Nichtmitglieder, PKW-Einsatz, Veranstaltungen)
Nutzungsverträge mit der Stadt
Datenschutzbestimmungen
GEMA
Sponsoring-Verträge

Verantwortliche

Christoffer Lammers (1. Vorsitzende)

Elke Verse (2. Vorsitzende, Oberturnwartin)

Veronika Krassow (Kassenwartin)

Alexander Bendkowsky (Schriftführer)

Angela Verse-Aprile

(Geschäftsführung / Strategie und Aufgabenmanagement, Rechtliche Rahmenbedingungen prüfen und umsetzen)

Finanzen und Steuern

Ein gut geführter Verein braucht eine solide und transparente Finanzstruktur. Die Verwaltung der Finanzen ist entscheidend für langfristigen Erfolg und Stabilität. Dazu gehören nicht nur Einnahmen und Ausgaben, sondern auch die Einhaltung steuerlicher Vorschriften.

Vereine sind oft auf Mitgliedsbeiträge, Spenden und Fördergelder angewiesen. Sorgfältige Buchführung stellt sicher, dass diese Mittel optimal verwaltet und gesetzliche Pflichten, wie Steuererklärungen, fristgerecht erfüllt werden.

Besonders gemeinnützige Vereine müssen steuerrechtliche Vorschriften genau einhalten. Die Finanzverwaltung stärkt die wirtschaftliche Grundlage und ermöglicht es dem Verein, seine Ziele umzusetzen.

Aufgaben

Finanzplanung, Buchhaltung und Steuern

Jahresabschluss und Haushaltsplan (Ist-Analyse erstellen und Investitionen planen)
Finanzbuchhaltung
Lohnbuchhaltung
Belegmanagement und Überweisungen
Steuererklärungen und Gemeinnützigkeitsprüfung
Steuer- und Sozialversicherungsprüfungen
Finanzierungsstrategie und Rücklagenbildung

Finanzierung: Beiträge und Kursgebühren

Beitragsordnung prüfen und ggf. anpassen
Beitragseinzug der Mitgliedsbeiträge (aktuelle Verwaltungssoftware "Campai")
Rechnungen erstellen und versenden
Beiträge von Bildungskarten anfordern
Kursgebühren einziehen (aktuelle Kursverwaltungssoftware "Yolawo")
REHA-Sport Abrechnungen erstellen, versenden und prüfen (aktuelle Abrechnungssoftware "optadata")
Mahnwesen

Finanzierung: Förderprogramme

Förderprogramme werden vom Land, der Kommune, von Stiftungen oder Initiativen über Ausschreibungen ausgerufen. Sie erfordern einen enormen Zeitaufwand.

Förderanträge und Fundraising-Stiftungen recherchieren, schreiben und prüfen
Reportings für Förderungen erstellen
Verwendungsnachweise für gewährte Zuschüsse bearbeiten
LSB-Förderung für Trainerinnen mit Lizenzen beantragen

Finanzierung: Spenden

Jährlichen Spendenlauf organisieren
Spendenbescheinigungen erstellen, unterschreiben lassen und versenden
Crowdfunding-Kampagne vorbereiten, durchführen und nachbereiten

Finanzierung: Sponsoring

Vereinsprofil erstellen: Ziele / Leitbild
Sponsorenpakete erarbeiten / gestalten
Sponsoren ansprechen / Gespräche führen
bestehende Sponsoren betreuen
evtl. Sponsoren-Events organisieren

Versicherungen

Versicherungsfälle abwickeln
VBG (Angestellte)
ARAG (Mitglieder)
VGH (Nichtmitglieder)
VGH (PKW-Einsatz)
Generali (Sach-/Inhaltsversicherung)
Stadt (Gebäudeversicherung)

Verantwortliche

Angela Verse-Aprile

(Haushaltspläne, Jahresabschlüsse, Überweisungen, Einzug und Gestaltung Beitrags- und Kursgebühren, Mahnwesen, Versicherungsmanagement)

Susan Böschen (Belegmanagement)

Veronika Krassow (Kassenwartin)

Steuerbüro Klose (Fibu, Lohnbuchhaltung, Steuern)

Peggy Wentzek (Förderprogramme, Spenden, Crowdfunding, Sponsoring)

Personalwesen

Ohne die Menschen, die mit ihrem Engagement - gleich ob ehrenamtlich oder hauptamtlich - im Verein tätig werden, kann unser Verein nicht überleben. Wir wollen also sichergehen, dass wir die richtigen Menschen mit den richtigen Kompetenzen an den richtigen Positionen haben (und die möglichst auch Spaß bei ihrer Arbeit haben.)

Aufgaben

Rekrutierung / Einarbeitung

Personalbedarf überblicken
Aufgabenpakete erstellen
Stellenausschreibungen erstellen
Neue potenzielle Trainer*innen ansprechen / Gespräche führen
Neue ehrenamtliche ansprechen / Gespräche führen
Neue Ehrenamtliche einarbeiten

Verwaltung allgemein

Arbeitsverträge oder Übungsleiter-Vereinbarungen erstellen und unterschreiben
Datenschutzerklärung, Verhaltenskodex und Schlüsselausgabe dokumentieren
Einsatzpläne erstellen
Lohnauswertungen versenden und ablegen
Stundenzettel kontrollieren und überblicken
Personalangelegenheiten (Urlaub, Krankheit, Abstimmungen Lohnbüro

Übungsleitende

Trainer*innen-Treffen organisieren
Lizenzverlängerungen Trainer*innen kontrollieren / organisieren
Teambuilding-Events organisieren
Feedback-Gespräch mit Team-Mitgliedern
Zufriedenheits-Umfrage anonym durchführen

Weiterentwicklung Team

Inhouse-Schulungen organisieren
Aus- und Fortbildungen organisieren für Trainer / Anmeldungen vornehmen
Aus- und Fortbildungen organisieren für Vorstand

Verantwortliche

Angela Verse-Aprile

(Personalmanagement, Fort- und Ausbildungsmanagement)

Sylvia Dymek (Rekrutierung, Stellenausschreibung, Team-Building, Zufriedenheitsmanagement)

Susan Böschen (Vertretungs- und Urlaubsplanung)

Sport- und Trainingsbetrieb

Der Sport- und Trainingsbetrieb bildet das Herzstück unseres Vereins und ist entscheidend für den sportlichen Erfolg und die Zufriedenheit unserer Mitglieder.

Die Planung, Organisation und Durchführung von Trainingseinheiten, Wettkämpfen und Vereinsaktivitäten erfordern Engagement, Fachkenntnisse und eine gute Zusammenarbeit aller. Dazu Trainerinnen und Trainer, Betreuerinnen und Betreuer sowie weitere Helfer, die alle gemeinsam dafür sorgen, dass ein qualitativ hochwertiges und abwechslungsreiches Angebot für alle Alters- und Leistungsklassen bereitsteht.

Aufgaben

Trainingsbetrieb

Trainingszeiten organisieren und planen
Hallenzeiten / Sportstätten beantragen (Nolis)
Anmeldeportal und Sportangebot aktualisieren (Yolawo)

Event Management

Planung und Durchführung Auf- und Abbau
Helfereinsatz beim Auf- und Abbau planen
Materialeinsatz beim Auf- und Abbau
Organisation technischer Unterstützung
Auf- und Abbau Cafeteria
Verpflegung
Hygiene-Konzept Corona
1. Hilfe und Rettungsfähigkeit

Einladungsmanagement für Events

Kommunikationsplan erstellen und umsetzen
Flyer und Plakate erstellen (readymade)
auf Website und VereinsApp bewerben (Ionos, Appack)
Einladungsmail an Newsletter-Abonnenten versenden (Campai)
Event auf Social Media erstellen und einladen

Schulkooperation

Schul-AG-Netzwerk aufbauen

Verantwortliche

Angela Verse-Aprile

(Trainingsbetrieb, Veranstaltungsplan, Einladungsmanagement, Schul-Kooperation)

Susan Böschen (Event-Management)

Nele Kahlau (Event-Management)

Jan-Malte Gerdes (Event-Management)

Alexander Bendkowsky (Event-Management)

Mandy Willenbrock (Social Media Marketing)

Mitgliedergewinnung und Bindung

Die Verwaltung, Gewinnung und Bindung von Mitgliedern spielen eine zentrale Rolle im erfolgreichen Vereinsleben. Mitglieder sind das Fundament unseres Vereins und sorgen dafür, dass wir unseren sportlichen Auftrag erfüllen können. Eine effiziente Verwaltung der Mitglieder, das Gewinnen neuer Interessenten und die langfristig bestehenden Mitglieder tragen wesentlich zur Stabilität und Weiterentwicklung des Vereins bei.

Aufgaben

Mitgliedergewinnung

Maßnahmen zur Gewinnung neuer Mitglieder überlegen
Maßnahmen umsetzen (z.B. Flyer, Infostand, Mitglieder werben Mitglieder )
Talentsuche

Mitglieder Einführung / Integration

Mitgliedsantrag aktualisieren und optimieren
Willkommensbrief versenden
Neue Mitglieder einführen in den Verein

Mitgliederverwaltung

Dokumentenpflege
Mitgliederanfragen bearbeiten
Prüfung Beitragsfreiheit Mitglieder
Zahlungseingänge prüfen und anmahnen (siehe Finanzen)
Mitgliederanfragen beantworten und E-Mail-Inbox leeren

REHA-Sport Verwaltung

Dokumentenpflege (optadat)
Beratungsgespräche durchführen
Abrechnungen bearbeiten und einreichen (siehe Finanzen)
Mitgliederanfragen beantworten und E-Mail-Inbox leeren

Mitgliederzufriedenheit

Organisation Elternabende
Sommerfest organisieren
Mitgliederumfrage durchführen

Verantwortliche

Angela Verse-Aprile (Mitgliedergewinnung, Verwaltung)

Jan-Malte Gerdes (Mitgliederverwaltung und Integration)

Susan Böschen (Mitgliederverwaltung und Integration)

Alexander Bendkowsky (REHA-Sportverwaltung und Integration)

Sylvia Dymek (Mitgliederzufriedenheit)

Aussendarstellung und Kommunikation

Die Erstellung einer Kommunikationsstrategie erfordert sorgfältige Planung und Abstimmung, um die Werte, Ziele und Aktivitäten des Vereins klar und ansprechend nach außen zu vermitteln und eine effektive Kommunikation mit den Mitgliedern, Fans, Sponsoren und der Öffentlichkeit sicherzustellen. Dies umfasst die Gestaltung und Pflege von Kommunikationskanälen wie der Website, VereinsApp, Social Media Plattformen und Pressearbeit, als auch die Erstellung von professionellen Fotos, Image Videos oder Newslettern.

Aufgaben

Design Guideline

Design Guideline erstellen, aktualisieren und prüfen
Kommunikations-Stratgie erstellen und prüfen

Mediathek

Aktuelle proffessionelle Fotos organisieren
Image-Video erstellen und aktualisieren
Bildmaterial ablegen

Präsentationen

Allgemeine Vereinspräsentation erstellen und aktualisieren
Sponsoring Deck erstellen und aktualisieren

Website (Ionos)

Verbesserungen / Änderungen auf der Website vornehmen
Auf Google Bewertungen reagieren

VereinsApp (Appack)

Verbesserungen / Änderungen auf der Website vornehmen

Newsletter (campai)

Newsletter erstellen und versenden
Newsletter lektorieren

Presse

Kontakte mit Pressevertreter*innen aufbauen und pflegen
Aus- und Rückblicke für Veranstaltungen verfassen
Presseberichte prüfen und ablegen

Social Media (Instagram / Facebook)

Ausrüstung und Infrastruktur
Social Media Inhalte posten / planen
Kommentare beantworten / schreiben

Verantwortliche

Angela Verse-Aprile (Website, VereinsApp, Yolawo)

Mandy Willenbrock (Social Media, Design, Präsentation)

Jan-Malte Gerdes (Newsletter und Umfragen)

Alexander Bendkowsky (Presse)

Arne von Brill (Fotos und Videos)

Digitalisierung und IT

Eine gut funktionierende IT-Infrastruktur hilft uns als Verein, Aufgaben, die wir sonst manuell erledigen müßten, von Software -Tools erledigen zu lassen. Das spart Zeit und Geld. Darüber hinaus ermöglicht sie uns, effizient und flexibel mit unseren Mitgliedern in Kontakt zu treten,

Es ist wichtig, die Software an unsere individuellen Anforderungen anzupassen und sicherzustellen, dass sie benutzerfreundlich und kosteneffektiv ist.

Aufgaben

Daten

Datenschutz-Konzept aktualisieren und pflegen
Daten sichern auf externe Festplatte und Durchführung Backups
Daten aufräumen, löschen, neu strukturieren
Zugriffsberechtigungen steuern und prüfen

IT-Infrastruktur

Digitalisierungs-Konzept erarbeiten und aktualisieren
Neue Software-Programme testen
Tools einrichten und Team in Nutzung einführen
Automatisierungen einrichten und Tools verknüpfen
Auftragsdatenvereinbarungen einholen und ablegen
Tool-Übersicht pflegen

Verantwortliche

Angela Verse-Aprile (Daten und IT-Infrastruktur)

Anlagen und Gebäudemanagement

Das Anlagen- und Gebäudemanagement im Verein umfasst die systematische Planung, Verwaltung und Überwachung von Geräten, Gebäuden und technischen Anlagen, die im Besitz oder unter der Verantwortung des Vereins stehen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Gebäude und Anlagen des Vereins funktionsfähig, sicher, kosteneffizient und nachhaltig betrieben werden.

Aufgaben

Hallen-Infrastruktur

Instandhaltung bestehender Hallen / Plätze
Reinigungskräfte einweisen / überprüfen
Sanierungsarbeiten

Ausrüstung / Geräte

Abfrage / Kontrolle Großgeräte
Abfrage / Kontrolle Kleingeräte
Ausrüstung bestellen
Material Inventur durchführen

Bauvorhaben oder andere Projekte abwickeln

Angebote einholen
Anträge stellen
Durchführung und Betreuung der Maßnahme
Endabwicklung mit den Zuschussträgern
Revision

Verantwortliche

Angela Verse-Aprile

(Halleninfrastruktur, Anregung und Abwicklung Bauvorhaben und andere Projekte, Abfrage und Bestellung von Ausrüstung)

Susan Böschen und Helfer*innen

(Material Inventur, Kontrolle Klein- und Großgeräte)

Sven Hahn (Kleine Reparaturen)

Vorstand (Genehmigung von Bauvorhaben und anderen Projekten)

Soziale und ökologische Verantwortung

Dieser Bereich stellt sicher, dass sozial Benachteiligte adressiert werden und die Teile unseres Ökosystems gehört werden (Tiere & Natur), die ansonsten keine Stimme haben.

Soziale Verantwortung umfasst das ethische Handeln von Einzelpersonen und Organisationen, um das Wohl der Gesellschaft zu fördern. Dabei spielen Themen wie Kinderschutz , Mobbing- und Gewaltprävention, Anti-Diskriminierung und Inklusion eine zentrale Rolle.

Ökologische Verantwortung wird stattdessen darauf abgestellt, die natürlichen Ressourcen zu schonen, die Umwelt zu schützen und den Klimawandel zu bekämpfen. Dazu gehören nachhaltige Produktion, der schonende Umgang mit Energie und der Einsatz erneuerbarer Ressourcen.

Aufgaben

Kinder- und Jugendschutz